기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제 1호 서식의 기록물 열람신청서를 작성하고, 대출하고자 하는 사람은 별지 제 2호 서식의 기록물 반출 반입신청서를 작성하여 미리 기록관장에게 승인을 받아야 한다.
기록관장은 제 3호의 규정에도 불구하고 기록물 보존상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
제21조(열람 및 대출 자격)
기록관의 기록물을 열람할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
본청의 직원
타 기관 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
다만 제1호에 해당하고 업무상 필요한 경우에는 제한적으로 대출이 가능하다.
제 22조 (기록물의 열람등)
기록물의 열람은 교육지원청 기록관 보존기록물 및 기록관리시스템으로 이관완료된 전자기록물을 대상으로 한다.
기록물의 열람신청은 방문, 우편, 모사전송등으로 할 수 있으며, 별지 제 2호 서식에 따라 기록물 열람신청서를 작성하여 열람업무 담당자에게 제출하여야 한다. 다만, 제 30조 1항 제 3호의 경우 열람처리는 “공공기관의 정보공개에 관한 법률”(이하 정보공개법)의 정보공개 절차에 따른다.
기록물을 열람하거나 사본을 교부받고자 하는 자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 증빙자료를 열람업무 담당자에게 제시하거나 제출하여야 한다. 단, 교육지원청 소속직원은 제외한다.
기관은 열람의 구체적인 범위, 열람 목적과 기간, 열람자의 인적사항등이 명시된 문서
개인은 본인을 입증할 수 있는 주민등록증 등 신분 증명서
열람업무 담당자는 열람신청을 받은 기록물의 공개 여부 판단이 필요하면 해당 부사와 협의하여 처리해야하며, 이 경우, 정보공개법 제 11조 또 는 제 13조의 규정을 따른다.
열람인이 복사를 원하는 경우 열람업무 담당자의 승인을 받은후 열람실에 설치되어 있는 복사기를 이용하여 직접 복사하거나, 열람업무 담당자에게 복사본 교부를 요청할 수 있다.
기록물 사본등의 교부는 열람인의 신청에 따라 종이 사본, 사진의 인화물 또는 복제물의 형태로 직접 교부, 우편, 모사전송, 정보통신망 등으로 제공한다.
기록물의 사본 교부시 신청자가 원본확인 표시를 요청할 경우에는 복사물의 앞면 여백 또는 바로 뒷면에 원본대조필 고무인을 날인하여 표시한다.
제23조(열람 및 대출 시간)
기록관 보유 기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간으로 한다. 다만 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
제24조(대출기간)
기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에 한하여 1회 연장할 수 있다.
기록관장은 제1항의 규정에 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
제25조(대출기록물의 반납)
기록물을 대출한 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 한다.
대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추후 일정기간동안 대출을 금지할 수 있다.
다음 각 호에 해당하는 경우에는 정해진 기간의 도래 이전이어도 지체 없이 대출기록물을 반납하여야 한다.
휴직·정직·퇴직·타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가·병가·장기 출장 시
그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우에는 정해진 기간전이라도 지체 없이 반납하여야 한다.
제26조(열람 및 대출의 제한)
다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 내용의 기록물
비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람 또는 대출하고자 하는 경우
다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우